Надстройка FillDocuments для MS Excel: общие сведения
Предназначение программы: заполнение множества документов данными из Excel нажатием одной кнопки.
Для работы программы требуется таблица Excel с данными для подстановки, и папка с шаблоном (шаблонами) документов.
В качестве шаблонов можно использовать файлы Word и Excel.
На выходе получаются заполненные файлы исходного формата, или формата PDF.
Возможно формирование писем по шаблону, с последующей рассылкой через Outlook или TheBAT.
- Количество шаблонов не ограничено. Вы легко можете сами настраивать любые шаблоны.
В качестве шаблонов могут выступать файлы Excel (XLS, XLSX и др.), документы Word (DOC, DOCX и др.), а также текстовые документы (расширения TXT, DAT, XML и т.д.). - Гибкая настройка имён создаваемых файлов. Можно раскладывать файлы по подпапкам.
- Подстановка таблиц и картинок (фото, печатей, подписей и т.п.) в заполняемые документы.
- Склонение фамилий, дата и сумма прописью, — дополнительные функции обработки данных.
- Рассылка почты (писем с вложениями) через TheBAT! или Outlook. Можно формировать красивые HTML-письма
- Есть возможность формировать один документ по нескольким строкам исходной таблицы.
(вывести список сотрудников в приказ, список товаров в накладную, и т.д.). - Можно выбирать шаблоны для заполнения в диалоговом окне
(или даже программа будет сама брать нужные шаблоны для разных строк) - Подстановка данных в надписи и колонтитулы шаблонов Word.
С момента выхода программы в 2012 году, её функционал постоянно развивался (вышли десятки обновлений), поэтому сейчас в FillDocuments есть всё, что только может вам понадобиться для задачи создания документов по шаблонам.
Более подробно всё это описано в разделе Справка по программе
На видео рассказывается о работе с программой, и показан процесс её настройки:
Подробные инструкции и описание функционала также можно найти в разделе Справка по программе
Нажатием одной кнопки, эта программа вам позволит:
- заполнить и распечатать договор купли-продажи и акт выполненных работ всего за пару секунд
- подготовить приказы, уведомления и доверенности по таблице с данными сотрудников
- разослать персонифицированные коммерческие предложения или приглашения по почте
- подготовить договоры и акты по шаблонам, и сразу вывести их на печать
- сделать красивые грамоты по различным шаблонам, и сохранить результат в виде ПДФ файлов
- распечатать несколько накладных или заявок на товар в формате Excel по одной исходной таблице (прайсу)
- заполнять командировочные удостоверения, инструкции, соглашения, или любые другие однотипные документы
Как скачать и протестировать программу
Для загрузки надстройки FillDocuments воспользуйтесь кнопкой Скачать программу
Если не удаётся скачать надстройку, читайте инструкцию про антивирус
Если скачали файл, но он не запускается, читайте почему не появляется панель инструментов
Это полнофункциональная пробная (TRIAL) версия, у вас есть 5 дней бесплатного использования ,
в течение которых вы можете протестировать работу программы.
Этого вполне достаточно, чтобы всё настроить и проверить, используя раздел Справка по программе
Если вам понравится, как работает программа, вы можете Купить лицензию
Лицензия (для постоянного использования) стоит 1600 рублей .
В эту стоимость входит активация на 2 компьютера (вы сможете пользоваться программой и на работе, и дома).
Если нужны будут дополнительные активации, их можно будет в любой момент приобрести по 500 рублей за каждый дополнительный компьютер.
- 708354 просмотра
Комментарии
Здравствуйте, возможно ли установить вашу программу на MacBook?
Пыталась несколько раз: водном случае запросил пароль какой то, во втором выдал миллион ошибок (из серии: не может найти проект/библиотеку, Microsoft Visual Basic(?) и тп)
Игорь, спасибо за совет. Я разобралась, что к чему. Все получилось и с Эксель, и со сложным шаблоном. У вас в программе на вкладке Исходная таблица есть неактивная кнопка "Вертикальная таблица (названия полей в столбце)". Скажите, такое форматирование файла данных не предусмотрено? Для моих нужд было бы идеально вертикальное расположение названий полей.
Юлия, по шаблонам Excel все работает в точности так же, как и с шаблонами Word
Либо с шаблоном что-то не то (закиньте в Шаблоны пустой файл Excel, проверьте), либо задан фильтр по шаблонам (что обрабатываются только шаблоны Word), либо с маской имени файла что-то напутано.
По сложным шаблонам Excel — только одна инструкция:
https://excelvba.ru/programmes/FillDocuments/manuals/templates/SeparateL.
Если сами не разберетесь, могу настроить под заказ (за доп. плату)
Игорь, здравствуйте! Скачала и тестирую вашу программу. Хочу приобрести лицензию.
У меня такой вопрос. С файлами Word у меня все получилось. Но почему-то не формируются файлы в формате Excel после обработки программой. Открывается папка Документы — а сформированного файла Excel в ней нет. Причем, если поставить галку экспорта в PDF, то файл PDF формируется правильно и отражается в папке Документы. Почему так происходит? Как увидеть сформированнный файл Excel?
Также, есть ли у вас более подробная инструкция, как заполнять сложные шаблоны в Эксель, где в каждой ячейке — буква. У меня не получилось пока реализовать по Вашей инструкции заполнение. Скорее всего, я что-то делаю неправильно.
Заранее благодарю за ответ!
Алексей, не смог воспроизвести проблему на своём компьютере (у меня Office 2010)
Для программы не важно, внесены переносы вручную (alt+enter), или формулой через СИМВОЛ(10).
Возможно, в Word 2016 символы переноса сделали другие, или это какая-то особенность вашей версии Word.
Скиньте мне на почту 3 файла — исходную таблицу Excel, шаблон Word, и пример созданного документа (где квадратики), я проверю.
Ну и выберите в настройках на вкладке Дополнительно опцию «Перевод строки» вместо «Перевод абзаца»
Уточню: Переносы в ячейки занесены не вручную (alt+enter), а являются результатом формулы, содержащей функцию СИМВОЛ(10), по типу: ="Тескт1"&СИМВОЛ(10)&"Текст2"
Приветствую,
Поставил замену переноса строк в excel на абзац при подстановке в word 2016, но он вместо абзацев поставил прямоугольные символы и все вывел в одну строку, без переносов вообще
все получилось, буду приобретать
Ольга, да любые имена у сформированных файлов могут быть, лишь бы разные.
С настройками по умолчанию даже всё должно получиться.
Не забыли в настройках поставить галочку для прикрепления сформированных файлов к письмам?
Здравствуйте! попробовала пользоваться вашей программой, очень удобно, все устраивает, только не получается настроить массовую рассылку (например для 10-ти получателей формируем каждому свой файл (квитанцию с его данными) и отправляем каждому на почту. Как сформировать имя файла, чтобы так отправлялись файлы?
Здравствуйте, Алла.
Нет, это невозможно. Независимо от того, чем рассылаете, и какие там вложения.
Здравствуйте!
Возможно ли будет отследить, когда были открыты рассылаемые с помощью Вашей программы письма с индивидуальными вложениями PDF? Как можно будет понять, что адресаты писем ознакомились с письмом и вложением?
Иногда возникает задача создания множества текстовых документов по общему шаблону, с подстановкой значений полей из таблицы. Это могут быть приказы, заявления, акты. Я тоже столкнулся с такой задачей — нужно было создать 6 тысяч файлов .doc из одного образца паспорта прибора, подставив в каждый лишь номер прибора.
Сначала взялся делать вручную — но быстро понял что это потребует жутких усилий и чревато ошибками. Искал всевозможные генераторы документов, но все они или платные, или какие-то не такие. Пробовал обращаться из программы на Delphi к окну Word через OLE, но это тоже было довольно криво и медленно.
В итоге я нашёл гениальное решение, которое позволило мне легко генерировать по 2 тысячи документов в час на Atom-ном сервере.
Ключ к решению — формат .docx.
Как мы помним, раньше Microsoft использовала бинарный формат хранения данных, который по мере развития всё больше напоминал процессоры x86 — такой же медленный, раздутый, запутанный, кишащий устаревшими и странными вещами, какими-то обрывками реализации в своё время перспективных фич, но не нужных сейчас. И самое главное — это делало невозможным создание сторонних парсеров/генераторов документов.
Все существовавшие сторонние читалки реализовывали лишь часть функционала, пропуская порой по 90% текста, либо отображая его в неверной кодировке. Самое смешное, что в итоге Microsoft неоднократно ломала совместимость между версиями. Продолжаться так не могло, и в 2007 году появился новый формат docx, представляющий собой просто zip-архив нескольких xml-файлов — параметры документа, текст, стили, включённые объекты и макросы.
Разбор .docx-файла
Для начала, нужно перевести шаблон в формат docx, т.к. мой образец был в формате doc. Потом — изменить расширение на zip, и распаковать любым архиватором, например в папку doc.
Не буду разбирать строение всего файла, ограничусь сутью. Открываем файл word/document.xml, видим большую xml-структуру. Находим поле для замены (в моём случае это было «__________»), убеждаемся что оно есть и доступно для простого полнотекстового поиска.
Программа-генератор docx
Ну а теперь пишем node.js-скрипт, который сначала прочитает в память все файлы этого архива, потом создаст в памяти zip-объект из этих файлов, а потом в цикле будет заменять искомое поле на очередное значение из файла task.json и сохранять результат.
По сути, мы не генерируем docx вручную (это и не нужно), а просто разбираем архив с исходным docx, заменяем нужную строчку и собираем архив обратно.
На процессоре Atom 330 одна запись (шаблон размером 200кБ) обрабатывается за 2 секунды.
А самое, самое классное — в итоге получается массив файлов с крайне высокой степенью похожести, который сжимается в 300 раз и более (с помощью 7zip).
Автоматизация создания документов Word по шаблону
Краткое описание
Макрос на основе шаблонов в формате Word и по заданному списку значений в Excel формирует необходимое количество вордовских документов. Количество формируемых файлов неограниченно и зависит только от числа указанных вами параметров в Excel.
Подробное описание
Если по роду деятельности часто приходится формировать какие-либо документы в Word по шаблону (приказы, распоряжения, договора, соглашения, счета и др), то вам может пригодится макрос для автоматизации создания вордовских документов на основе исходных данных в файле Excel.
Макрос удобно и быстро создает необходимые документы, исходя из указанных шаблонов и настроенных параметров.
— Шаблоны задаются в формате Word. Количество одновременно используемых шаблонов неограниченно.
— Настройки (параметры) для подстановки в шаблоны хранятся в файле эксель. Может быть задано неограниченное количество параметров.
Из дополнительных возможностей макроса:
— В настройках листа с данными достаточно указать название шаблона и именно данный шаблон будет применен для формирования документов. Если шаблонов указано несколько, то формирование документов будет происходить по нескольким (указанным) шаблонам.
— В настройках макроса можно указать, по каким строкам формировать документы, а по каким пропускать.
— Для каждого формируемого документа можно указать необходимое имя (название).
— Для более удобной вставки наименований шаблонов в ячейку достаточно два раза кликнуть на соответствующей ячейке в столбце "C" и в открывшейся форме выбрать нужные шаблоны.
В целом, ничего сложного в работе с макросом и шаблонами нет.
Перед запуском макроса обязательно ознакомьтесь с примечаниями в пункте "Важно" на листе "const".
Скачать макрос эксель для создания документов и примеры шаблонов можно по ссылке выше.